FÅ STYR PÅ STRUKTURER, PROCESSER OG KOMPETENCER MED INTERIM LEDELSE

Artikel i Børsen 15. december 2009. Det er ikke altid, at der er vilje og lyst til de forandringer, der ofte skal til, når en midlertidige leder skal ind og rydde op og bringe en virksomhed på ret kurs igen, fortæller Kim Kruse, Adm. direktør hos Calculus Consult.

Behovet for Interim Ledelse kan naturligvis opstå akut, hvis en eller flere nøglepersoner forlader virksomheden, men oftest opstår behovet for interim-ledelse, fordi der grundlæggende ikke er styr på strukturer og processer i virksomheden, og fordi der mangler kompetencer til at skabe dem. ”I mange virksomheder forholder man sig ikke rettidigt og kritisk til de forandringer, der løbende sker f.eks. markedsmæssigt og lovgivningsmæssigt. Og det betyder, at man bliver ”tvunget” til at acceptere sub-optimale strukturer, processer, kompetencer og systemer”, mener Kim Kruse. Det kan gå godt et stykke tid, men på et tidspunkt bliver de fleste virksomheder presset til at reagere – særligt hvis der sker større paradigmeskift i omgivelserne.

Paradigmeskift giver problemer Ifølge Kim Kruse er tingene gået galt i den seneste, mangeårige vækstperiode, hvor fokus var på vækststyring, og hvor man ikke fokuserede ligeså meget på omkostningsstyring, som både generelt – men særligt i dag er en nødvendighed: ”Der er sket et paradigmeskift fra fokus på vækststyring til fokus på omkostningsstyring. I sådan en situation er der mange, der handler i panik og skærer vilkårligt ned og fyrer medarbejdere, bl.a. fordi de ikke har det fulde overblik over økonomien. Men det er netop her, at bestyrelsen må træde i karakter og spørge, om det er det rigtige, man gør. Men endnu bedre er det naturligvis, hvis bestyrelsen i god tid spørger sig selv, om behovet for interim-ledelse kan undgås”. Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede strategiske ledelse af virksomheden, men er derudover også ansvarlig for at overvåge økonomien, herunder tilse, at struktur, processer kompetencer og systemer understøtter strategien og behovet for korrekt rapportering.

”Hvis man først har brug for interim ledelse, er det jo næsten for sent”, siger Kim Kruse og tilføjer, at det på den korte bane kan være vanskeligt for en interim-leder at gøre en forskel i en virksomhed, hvor der ikke er styr på tingene. Fik styr på økonomien med en interim-manager Hos promotion-bureauet Promoters var man på et tidspunkt i en situation, hvor man gerne ville have professionel hjælp til at få mere struktur på økonomistyringen i virksomheden. Imidlertid kunne man ikke ansætte en medarbejder med de kompetencer på fuld tid og valgte derfor Interim Ledelse. ”Vi har primært brugt det, fordi vi havde brug for struktur og kompetencer i vores økonomifunktion. Fordi man har en bogholder, er det ikke sikkert, at vedkommende skaber effektive rutiner og arbejdsgange, men blot holder sig til at bogføre,” siger Adm. direktør Danny Fogel, der selv har en fortid som it-konsulent og ved, hvor stor en hjælp det kan være at hente de helt rette kompetencer ind i en virksomhed til at løse specifikke opgaver.

Den første af de i alt knap fire måneder, var interim-manageren i virksomheden hver dag for at skabe struktur og implementere løsningerne blandt medarbejderne. ”Han havde rigtig travlt i begyndelsen med at få skabt en ny struktur i økonomiafdelingen og stille nye krav til økonomisystemet. Det har også ført til, at vi har fået ny medarbejder i bogholderiet, fordi vi gerne vil have en med de rette kompetencer på længere sigt,” fortæller Danny Fogel. Når Kim Kruse kommer ud for at hjælpe en virksomhed, er udgangspunktet en analyse af virksomheden efter en matrix, som Calculus Consult selv har udviklet. Matrixen sikrer, at undersøgelsen kommer hele kompasset rundt. Nogle af de centrale spørgsmål, der stilles er: Understøttes strategien af en effektiv organisationsplan/forretningssegmenter, og understøtter økonomistrukturen dette setup? Hvorledes er finanskontostrukturen og andre relevante strukturer opbygget, og udnyttes mulighederne i økonomistyringssystemerne effektivt? Er budget-/forecast processerne optimale og foregår konsolidering og rapportering hensigts-mæssigt og korrekt – og til de rette personer i virksomheden? Er der de rette økonomikompetencer på de rette steder i virksomheden, herunder også i direktion og bestyrelse? Og Kim Kruse tilføjer afslutningsvis, ”at alene det, at der kommer friske øjne på udefra, og der bliver stillet de ”frække” spørgsmål kan give dynamik i forhold til bestyrelse og ledelse og føre til handling - og dermed ændret adfærd”.